Proces onbordingu nie jest procesem schematycznym. Zależy on w dużej mierze od organizacji której jest przeprowadzony. Polega na wprowadzeniu pracowników i wolontariuszy w struktury organizacji.  Jak zatem wygląda proces onboardingowy? 

Czym jest onboarding? 

 Przeprowadzeniu onboardingu polega nie tylko na powitaniu i przedstawieniu członków zespołu, do którego dołączamy. Kierownik oprowadza nas bowiem po budynku, udziela wskazówek i objaśnia krok po kroku, jak wygląda organizacja pracy w firmie. Przy okazji prezentowania kolejnych pomieszczeń opowiada też zwykle o zasadach panujących w danym miejscu i tzw. dobrych praktykach. Przełożony objaśnia nam również, jaka jest struktura hierarchiczna w organizacji, czym zajmują się poszczególne działy i jaki będzie zakres Waszej współpracy. 

Zobacz proces wdrażania nowego pracownika 

Część organizacyjna, inaczej compaliance – to proces zapewniający, że firma i jej pracownicy działają zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa 

podpisanie umowy, nadanie dostępu, haseł, skierowanie na badania medycyny pracy, zapoznanie z regulaminem pracy, polityką RODO, szkolenie BHP, szkolenia kierunkowe związane z danym stanowiskiem, nadanie dostępu do narzędzi i systemów wewnętrznych. 

Jasne określenie roli nowego pracownika 

Można to zrobić mailowo lub osobiście.  To sprawi, że członkowie zespołu będą w stanie konkretnie pomóc mu / jej w pierwszych dniach pracy. 

 Zadbanie o dobre samopoczucie w firmie od pierwszych dni  

Onboarding będzie miał lepsze skutki, jeśli nowy pracownik od pierwszych dni będzie świadomy tego, że jest w dobrych rękach, a jego wrażenie z początkowych dni pobytu w firmie okażą się pozytywne.  Podstawą jest  czekające na nowego pracownika, dobrze wydzielone stanowisko pracy. 

Upewnienie się, że nowy pracownik otrzymał do wszystkiego dostęp 

Zorganizowanie spotkania 

Chodzi o zapoznanie się ze wszystkimi współpracownikami, nawet z tymi należącymi do innego teamu. Najlepiej, żeby wiedziała jak działa kooperacja między różnymi działami firmy.  

Monitoring proces onboardingu. 

Nie wystarczy samo zorganizowanie onboardingu. Trzeba jeszcze monitorować jego przebieg. W tym celu warto zaplanować spotkania 1 on 1 pomiędzy nowym pracownikiem a jego bezpośrednim przełożonym, by obie strony mogły otrzymać feedback, związany z całym procesem. W czasie takich spotkań nowy pracownik ma możliwość zgłaszania swoich wątpliwości i zadawania pytań. 

 

Jak nie wdrażać nowych osób? 

• Nie jest jednorazowym wydarzeniem – jest rozłożona na tygodnie a czasem miesiące procedurą 

• Nie polega na rzuceniu pracownika na głęboką wodę, braku przygotowanego sprzętu, haseł do systemów czy braku opieki mentora (tzw. buddy’ego).  

• Nie samą papierologią – to nie tylko podpisywanie umowy, odbieranie regulaminów i załatwianie formalności BHP.  

• Nie tylko szkoleniem technicznym. Wdrożenie to nie sucha instrukcja obsługi oprogramowania, ale również zapoznanie z kulturą organizacyjną firmy, jej wartościami i zespołem. 

• Nie zadaniem wyłącznie dla HR: To nie tylko obowiązek działu kadr, ale wspólny wysiłek specjalistów HR, bezpośredniego przełożonego oraz całego zespołu. 

  Realizacja onboardingu – najczęstsze błędy  

Brak dobrych procedur w przeprowadzaniu onbordingu  

• brak wyraźnie zdefiniowanego i strukturyzowanego planu onboardingowego 

• Zapewnienie pracownikowi poczucia bezpieczeństwa w firmie i przewidywalności daje przestrzeń na kreatywność   

Komunikacja 

• nowi pracownicy często czują się zagubieni, jeśli nie otrzymują jasnych informacji o swoich obowiązkach, oczekiwaniach oraz o kulturze i wartościach firmy 

Ograniczone wsparcie od przełożonych i współpracowników 

• wsparcie ze strony przełożonych i nowych kolegów jest kluczowe dla szybkiego i skutecznego wdrożenia i chęci do pracy.  

• brak takiego wsparcia może sprawić, że nowy pracownik poczuje się izolowany i mniej zmotywowany do pracy. Często zrezygnuje, albo nie wykorzysta swojej wiedzy, doświadczenia i potencjału – bo nie wie, czego może się spodziewać (a większość z nas lubi stabilizację, przynajmniej na tym etapie). 

Dodatkowo wdrożenie można wykorzystać jako czas na:

• budowanie dobrych relacji zespołowych, 

•  zbieranie dodatkowych informacji o mocnych stronach i punktach motywacyjnych 

Zaniedbywanie szkoleń i rozwoju 

• często firmy skupiają się na szybkim wdrożeniu pracownika do wykonywania zadań, pomijając szkolenia i rozwój kompetencji  

• co może ograniczać jego efektywność i satysfakcję z pracy 

Tutaj są dwie strony medalu – część firmy myśli że potrzeby szkoleniowe załatwi wewnątrz, z drugiej strony – kult rozwoju – szkolenia  i  informacje, które na tym etapie nie jest dla niego istotne 

  Jak wdrożyć nowego pracownika?  

Opracowanie szczegółowego planu onboardingowego 

 – stworzenie ustrukturyzowanego planu, który uwzględnia zarówno ogólne wprowadzenie do firmy, jak i specyficzne szkolenia techniczne, jest kluczowe 

– plan powinien być dostosowany do różnych stanowisk i zawierać jasne cele oraz oczekiwania. To nie tylko kwestia poukładania i standaryzacji, ale też pokazania firmy jako stabilnej organizacji.  

Utrzymanie otwartej i ciągłej komunikacji 

Dobre przedstawienie pracownika, (tak by poczuł się “zaopiekowany” i potwierdził własny dobry wybór pracodawcy), regularne spotkania z pracownikami oraz stworzenie otwartego kanału komunikacji pomaga rozwiać wątpliwości i zapewnia wsparcie. Dzięki temu  szybciej adaptują się do nowego środowiska pracy. Łatwiej o zespołowość, dzielenie się wiedzą (w końcu nowi członkowie na świeżo zauważą wiele rzeczy i wnoszą doświadczeniem z zewnątrz). 

Pomaga to też rozwijać firmę, jej struktury, dzięki temu dowiadujemy się jak  jesteśmy postrzegani, co możemy usprawnić (a zawsze coś jest). 

Budowanie relacji z zespołem 

Zorganizowanie spotkań integracyjnych oraz zachęcanie do budowania relacji między nowymi pracownikami a resztą zespołu może znacząco poprawić atmosferę i współpracę. W końcu jesteśmy zwierzętami stadnymi, a przez pandemię trochę jednak z mojej perspektywy zatracamy te naturalne zdolności. W każdym razie to ludzie robią wyniki, a dziś budowanie zespołów jest jednym z kluczowych elementów pracy dobrego lidera. 

Szkolenia i rozwój 

Inwestycja w szkolenia zarówno ogólne, jak i specjalistyczne jest niezbędna. Powinna ona obejmować zarówno wiedzę merytoryczną, jak i umiejętności miękkie, takie jak zarządzanie czasem czy komunikacja interpersonalna. Nie chodzi tu tylko o szkolenia , ale także o jasną ścieżkę zawodową i zadania, które zoobowiązaliśmy się  wykonać. 

Często na etapie rekrutacji, aby przyciągnąć pracowników, są opowiadane niesamowite historie o danym stanowisku. Tymczasem – wieje nudą, bieżączką i problemami. Nie ma nic gorszego niż rozczarowanie swoją pracą, w której spędzamy tak wiele czasu. 

Jeśli więc obiecujemy rozwój – dawajmy go zgodnie z talentami, możliwościami, predyspozycjami i sytuacją danej osoby. Ma to służyć zarówno jej jak i nam:). 

Monitorowanie postępów i zbieranie feedbacku 

Regularne monitorowanie postępów oraz zbieranie opinii od nowych pracowników pozwala na dostosowanie procesu onboardingowego do indywidualnych potrzeb i poprawę efektywności. To także okazja do wczesnego rozpoznania ewentualnych problemów i szybkiej reakcji. 

Autorka: Anna Górna  

Artykuł napisany w ramach: projektu “Transparentne Kierowanie, Szerokie Możliwości”. Projekt finansowany ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWEFIO na lata 2021-2030. 

Źródła: 

https://interviewme.pl/blog/onboarding 

https://docs.google.com/document/d/1M2M8zjQ_p-dEo7ZCL-Zv8FLCghm1tVuU1f9kdtvfwhw/edit?tab=t.0 

https://hrappka.pl/blog/onboarding-pracownika/ 

https://hrappka.pl/blog/onboarding-pracownika/ 

https://tiny.pl/cs3nq9vyj